Hướng dẫn xây dựng hệ thống, quy định chấm công cho nhân viên

Đối với tất cả các ngành nghề mà nói từ các cơ sở sản xuất nhỏ cho đến các phân xưởng vừa và lớn thậm chí quy mô lớn hơn nữa đó là các công ty và các tập đoàn đều rất chú trọng về vấn đề chấm công nhân viên và tính lương nhân viên. Nhưng hiện nay có khá nhiều xu hướng để chấm công nhân viên bao gồm cả những cách truyền thống và cách hiện đại theo xu hướng nước ngoài. Dù cho là hướng đi của công ty phân xưởng tập đoàn chọn xu hướng như thế nào thì cũng chung một mục đích đó chính là thiết lập được một hệ thống chấm công nhân viên. Hôm nay thông qua bài viết này mình xin giới thiệu cho tất cả các bạn biết về hệ thống chấm công nhân viên và quy định chấm công nhân viên như thế nào.

Xây dựng một hệ thống chấm công cho nhân viên.

Xây dựng một hệ thống chấm công cho nhân viên
Xây dựng một hệ thống chấm công cho nhân viên

1. Phương pháp excel

Phương pháp excel
Phương pháp excel

Điều đầu tiên chúng ta cần biết tất cả các công ty phân xưởng chấm công cho nhân viên như thế nào đúng không. Dù đã có phần mềm cũng như kỹ năng về Excel của các nhân viên kế toán đây chính là công cụ tốt nhất để các công ty có thể áp dụng vào công việc chấm công nhân viên và xây dựng một hệ thống chấm công.

Có một điều hiển nhiên đó chính là hầu như ai cũng nghĩ các công ty lớn thì các nhân viên đều có ý thức tự giác cao và người quản lý cần quản lý về giờ làm giờ nghỉ và các vi phạm quy định của công ty dường như trở thành một việc rất là vô ích. Vì chính bản thân của nhân viên hiểu rõ tất cả vấn đề của công ty và mục tiêu của nhân viên và công ty đồng nhất vì thế họ tự ý thức được điều họ cần làm là gì, làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày và tự sắp xếp thời gian làm việc cũng như việc tự kỷ luật bản thân mình vì nếu họ không tự kỷ luật bản thân họ cũng không thể theo kịp được tốc độ tiến triển của công việc trực thuộc công ty đó và tự đào thải bản thân mình ra khỏi môi trường làm việc của công ty hay còn gọi là bị cho thôi việc.

Với tính tự giác cao như vậy chắc chắn các bạn không nghĩ rằng lúc nào họ cũng làm việc phải không nào, đa phần một ngày họ có thể làm việc từ 7 giờ sáng đến 10 giờ đem, còn đối với giờ nghỉ thì họ hoàn toàn có thể sắp xếp xen kẻ trong giờ làm, chính cách làm việc này giúp họ đạt được hiệu quả cao và đảm bảo được chất lượng công việc và hệ thống quản lý có thể dựa vào cách làm việc của họ để xây dựng một hệ thống chấm công chung để trả lương cho họ thật xứng đáng.

Công cụ để quản lý nhân viên hầu hết chính là excel và những file excel họ xây dựng hệ thống quản lý chấm công nhân viên bạn sẽ trầm trồ thán phục vì nó bao gồm chỉ một file duy nhất nhưng rất linh hoạt và bao quát toàn bộ quy trình công việc với những thao tác cực kì đơn giản nhưng đem lại hiệu quả khá cao. Việc tính linh hoạt của hệ thống chấm công xây dựng bằng chương trình excel rất khó để các công ty phần mềm xây dựng một phần mềm quản lý được vì thế đa phần các công ty thường sử dụng excelVBA.

2. Sử dụng phần mềm quản lý dự án Mona PMS

Phần mềm quản lý dự án Mona PMS
Phần mềm quản lý dự án Mona PMS

Phần mềm quản lý dự án Mona PMS là giải pháp tối ưu và toàn diện nhất hiện nay dành cho các công ty, tổ chức nhằm giúp họ có thể quản lý, kiểm soát và theo dõi dự án, nhân viên dựa trên các báo cáo tài chính chi tiết liên quan. Tính năng hệ thống chấm công được Mona Media tích hợp sẵn vào phần mềm để công ty có thể áp dụng vào mô hình của mình, hệ thống chấm công của phần mềm PMS có thể kết nối với các bộ máy chấm công hiện đại để có hiệu quả kiểm soát chính xác nhất.

3. Phương pháp xây dựng hệ thống chấm công theo xu hướng hiện đại

Hầu hết các công ty lập trình phần mềm luôn xây dựng hệ thống chấm công nhân viên như sau:

Công ty sẽ sử dụng máy chấm công để phục vụ cho hệ thống chấm công nhân viên của mình tuy nhiên có một vấn đề nhỏ ở đây đó chính là dữ liệu của máy chấm công không thể sử dụng trực tiếp để tính lương cho công ty ví dụ như là trừ đi các khoản quy chế của công ty vì thế có thể nói máy chấm công chỉ là hệ thống hỗ trợ hệ thống chấm công được xây dựng bằng phương pháp excel, máy chấm công sẽ cung cấp đầy đủ dữ liệu để chuyển sang hệ thống excel thực hiện chấm công.

Có 2 loại máy chấm công như sau:

  • Loại 1 là dạng vân tay hoặc thẻ từ: các kết quả chấm công sẽ được lưu trong bộ nhớ máy tính và bạn hoàn toàn có thể trích xuất ra excel để sử dụng.
  • Loại 2 là loại thẻ giấy có chia ngày: các kết quả chấm công sẽ được thực hiện trực tiếp trên tấm thẻ giấy đó và  cuối tháng người quản lý sẽ tập hợp các thẻ và nhập vào hệ thống để xử lý. Đây là phương pháp được dùng khá nhiều tại các nhà hàng, quán ăn, quán nước, hệ thống xử lý thường được tích hợp khi thiết kế website nhà hàng, lập trình ứng dụng quản lý và tính tiền quán nước…

Quy định về chấm công đúng theo pháp luật

Quy định về chấm công đúng theo pháp luật
Quy định về chấm công đúng theo pháp luật

1. Phương pháp tính căn cư theo ngày làm việc trên thực tế trong tháng

– Hàng tháng tùy theo số ngày của tháng đó và số ngày nghỉ hàng tuần mà doanh nghiệp tính được ngày công chuẩn trong tháng cho nhân viên của mình. Ví dụ điển hình như doanh nghiệp quy định ngày nghỉ hàng tuần là chiều ngày thứ bảy và ngày chủ nhật vậy thì kỳ lương của nhân viên sẽ được tính đừ ngày bắt đầu làm việc đến ngày kết thúc của tháng lương đó. Để các bạn dễ hiểu hơn thì mình có cái ví dụ cách tính như sau:

Lương nhân viên = ( Lương +  Các khoản phụ cấp nếu có ) x Ngày công làm việc trong tháng/ Ngày công chuẩn.

2. Phương pháp cố định ngày công chuẩn cho các tháng để tính lương

Đối với phương pháp thứ hai thì doanh nghiệp sẽ không quan tâm tới tháng có bao nhiêu ngày và cố định ngày công chuẩn là một giá trị vĩnh hằng không thay đổi. Chẳng hạn như ngày công chuẩn trong tháng quy định cho việc chấm công để tính lương cho nhân viên là 24 công thì lương của nhân viên sẽ được tính như sau:

Lương nhân viên = ( Lương + Các khoản phụ cấp của công ty ) – [ ( Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có ) x Ngày nghỉ không hưởng lương/ Ngày công chuẩn]

Hai phương pháp trên sẽ có mặt ưu như sau:

  • Phương pháp 1: lương nhân viên sẽ được biến động tùy theo từng tháng làm việc vì ngày công chuẩn sẽ luôn thay đổi, vì mỗi tháng họ đều nghỉ một ngày mà không hưởng lương, khi nghỉ không hưởng lương thì nhân viên cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để thu nhập của họ trong tháng đó ít bị ảnh hưởng nhất. Và việc này có thể ảnh hưởng để tình hình sản xuất của doanh nghiệp nếu nhiều nhân viên chọn nghỉ cùng ngày mà ngày công hôm đó là chuẩn lớn để nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
  • Phương pháp 2: lương nhân viên sẽ không biến động trong hầu hết các tháng của năm khi có số ngày nghỉ bằng nhau và chế độ hưởng lương theo quy định của doanh nghiệp không thay đổi. Xét về mặt tổng quỹ lương của doanh nghiệp thì cả hai phương pháp này đều có thể bù trừ qua lại và kết quả đạt được sẽ như nahu, vì thế chúng ta đều thấy người lao động không hề băn khoăn mức thu nhập của mình mỗi tháng vì mỗi số tiền của họ cho mỗi ngày không lương là cố định và nghỉ bao nhiêu ngày họ bị trừ bấy nhiêu tiền trong trường hợp không có thay đổi về lương thì họ sẽ hưởng đủ lương nếu tháng đó họ làm đủ về số ngày công.

Qua đó chúng ta thấy được việc lựa chọn xây dựng hệ thống chấm công đúng theo quy định pháp luật tùy theo mỗi công ty doanh nghiệp lựa chọn khác biệt nhau nhưng nó thường chung một mục đích cuối cùng đó chính là phục vụ cho công việc tính lương cho nhân viên khi mà chi phí dành cho quỹ lương không khác biệt giữa hai phương pháp nhưng tính ổn định và rõ ràng của cả 2 phương pháp trên đều làm hài long được nhân viên của mình để góp phần thúc đẩy năng suất lao động cũng như hiệu quả công việc tăng cao. Thông qua bài viết mình mong rằng các bạn sẽ thấy được hai phương pháp xây dựng hệ thống chấm công  và sử dụng được phương pháp phù hợp với mình.

Các tin liên quan

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *