Hủy và xóa bỏ hóa đơn trong kế toán có gì khác nhau?

Hủy và xóa bỏ hóa đơn trong kế toán có gì khác nhau?

Nhiều nhân viên kế toán hiện nay không hiểu đúng 2 khái  niệm “xoá bỏ” và “huỷ” hoá đơn trong công tác kế toán. Để không gây ra những sự cố nhầm lẫn đáng tiếc, Vinasc xin chỉ ra sự khác nhau của 2 khái niệm này để kế toán viên thực hiện đúng quy trình.

Những kế toán mới vào nghề hay những người làm dịch vụ kế toán thuế  lâu năm đều hiểu rằng, “Xóa bỏ” có nghĩa là gạch chéo 3 liên vào những hoá đơn viết sai nhưng vẫn lưu tại cuốn. Trong khi đó, “huỷ” là làm biên bản huỷ hoặc biên bản thu hồi hoá đơn. Tuy nhiên, theo thông tư 39/2014/TT-BTC, có chỉ rõ: những hoá đơn nào viết sai, dù xé hay chưa xé khỏi cuốn, đã làm biên bản huỷ hay thu hồi đều đưa vào cột “xoá bỏ” khi làm báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

huy-va-xoa-bo-hoa-don-co-gi-khac-nhau-1

Đối với hoá đơn đưa vào cột “huỷ” phải nằm trong điều 29 của thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó:

Các loại hóa đơn hủy

Các hóa đơn được phép hủy phải thoả điều 29 khoản 1.2 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể:

– Những hóa đơn huỷ là hoá đơn có chữ và hình dạng hỏng, sai, trùng, hoặc được xác định phải huỷ từ nhà in, hoá đơn không thấy rõ chữ, không còn nguyên dạng, không còn chữ và không thể lắp ghép, sao chụp, khôi phục lại.

– Hoá đơn tự in có lệnh huỷ từ phần mềm tạo hoá đơn.

 Các trường hợp hủy hóa đơn

Trường hợp 1: Những hoá đơn bị in sai, trùng hoặc thừa phải huỷ trước khi kết thúc hợp đồng với nhà in.

Trường hợp 2: Những hoá đơn không sử dụng nữa do tổ chức, cá nhân, hộ gia đình không còn kinh doanh tiếp tục phải thực hiện huỷ hoá đơn. Chậm nhất là 30 ngày sau khi thông báo với cơ quan thuế và 10 ngày sau khi cơ quan thuế thông báo hoá đơn hết hạn sử dụng hoặc tìm được hoá đơn đã mất.

Trường hợp 3: Các đơn vị dịch vụ kế toán lập hoá đơn thì hoá đơn phải được huỷ theo quy định của pháp luật.

Trường hợp 4: Đối với các loại hoá đơn chưa lập nhưng thuộc diện vật chứng của vụ án thì không được huỷ mà phải giao nộp cho cơ quan công an theo quy định của pháp luật.

huy-va-xoa-bo-hoa-don-co-gi-khac-nhau-2

 Thủ tục hủy hóa đơn như thế nào?

Hóa đơn thuộc diện hủy phải tuân thủ quy định tại Điều 29, khoản 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, các tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh phải lập biên bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ, thành lập hội đồng huỷ hoá đơn có đại diện lãnh đạo và bộ phận kế toán, riêng cá nhân kinh doanh không cần thành lập hội đồng khi huỷ hoá đơn. Sau đó, các thành viên trong hội đồng phải ký xác nhận vào biên bản và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra sai sót xảy.

Hồ sơ hủy hóa đơn

Hồ sơ huỷ hoá đơn gồm có:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn

– Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy

– Biên bản hủy hóa đơn

– Thông báo kết quả hủy hoá đơn ghi chi tiết thời gian, số lượng, lý do và phương pháp huỷ.

Những hồ sơ này được lưu tại đơn vị kinh doanh, riêng kế quả huỷ được sao thành 2 bản, 1 bản gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, 1 bản lưu giữ tại tổ chức huỷ hoá đơn. Thời gian nộp bảng thông báo này trong vòng 5 ngày kể từ ngày huỷ hoá đơn.

Liên hệ với Vinasc để được tư vấn dịch vụ kế toán trọn gói tại tphcm và các quận, huyện ngay hôm nay. Độ ngũ kế toán nhiều kinh nghiệm sẽ tư vấn tận tình về dịch vụ, pháp lý giúp tổ chức kinh doanh hiệu quả hơn!

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN THUẾ VINASC

Địa chỉ : Lầu 2, Số 100 Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Điện thoại:  08 3997 2118 – fax: 08 3997 2118

Email : vinasctax@gmail.com – website: www.vinasctax.vn