Phân hệ cơ bản của phần mềm ERP

Phân hệ Quản lý khách hàng

Tổng quan phân hệ Quản lý khách hàng 

Quản lý khách hàng là một phân hệ quan trọng trong hệ thống giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP) mà VinaSCtax cung cấp. Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng trợ giúp nhân viên kinh doanh tìm kiếm, theo dõi và quản lý khách hàng hiệu quả. Cung cấp cho nhà quản lý các công cụ hỗ trợ như thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh, cũng như xác định hiệu quả công việc của nhân viên…

Những điểm chính trong phân hệ Quản lý khách hàng VinaSCtax:

  • Nhập thông tin (Tên, Địa chỉ, Mã số thuế,…) và phân loại dữ liệu khách hàng theo hình cây. Việc phân loại và đánh giá có thể chia theo nhiều hình thức (như xác định là khách hàng tiềm năng hay chia khách theo vùng địa lý, ngành nghề…).
  • Cập nhập phân tích trạng thái nhu cầu, các file hình ảnh và văn bản về khách hàng (Tài liệu về chính sách của khách hàng, hợp đồng nguyên tắc…).
  • Ghi nhận các giao dịch của từng giai đoạn bán hàng từ việc lập kế hoạch đến dự kiến hoàn thành. Ghi nhận các giao dịch của nhân viên với khách hàng (như: Điện thoại, Gặp mặt, Gửi hợp đồng…).
  • Quản lý làm báo giá và hợp đồng của nhân viên như số lần gửi, các điều khoản cơ bản, theo dõi trạng thái của báo giá và hợp đồng (Đã gửi hợp đồng, đã ký…)
  • Quản lý thông tin về các đợt khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu bằng việc ghi nhận vào chính sách giá. Lưu trữ các lần sửa của các báo giá, hợp đồng cho đến dữ liệu chính thức cuối cùng.
  • Lập kế hoạch cho nhân viên và kiểm soát tiến độ hoàn thành. Chức năng “Lịch làm việc” cho phép nhân viên quản lý các việc cần làm và liên hệ với khách hàng. Chức năng phân quyền cho phép các nhân viên xem hoặc không xem dữ liệu giao dịch của nhau. Người quản lý có thể phân vùng khách hàng cho mỗi nhân viên kinh doanh.
  • Ghi nhận các thông tin về chăm sóc khách hàng (như gọi điện, viết thư thăm dò, cảm ơn…). Theo dõi trạng thái các công việc hỗ trợ khách hàng.
  • Công cụ tìm kiếm giao dịch, báo giá và  hợp đồng của khách hàng linh động theo cả mã và tên…
  • In báo cáo: Danh sách khách hàng tiềm năng, Liệt kê số liệu giao dịch với khách hàng, bảng kê/tổng hợp đơn hàng bán (theo hàng, thời gian).

Phân hệ Quản lý bán hàng

Tổng quan về phân hệ Quản lý bán hàng:

Phân hệ quản lý bán hàng là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP, là sản phẩm chính mà VinaSCtax cung cấp.

Phân hệ Quản lý bán hàng BRAVO nhằm trợ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác. Giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời. 

Những điểm chính trong phân hệ quản lý bán hàng:

  • Lập, thực hiện và theo dõi giảm giá, chiết khấu khuyến mãi qua chính sách giá. Tự động tính chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu cuối kỳ theo chính sách đã khai báo.
  • Lập và in báo giá/đơn hàng, hóa đơn, phiếu hàng bán bị trả lại, phiếu thu tiền hàng bằng máy tính.
  • Kiểm soát hạn mức công nợ, kiểm tra hàng tồn kho và số dư tài khoản khi lập phiếu. Kiểm soát hàng bán bị trả lại / cấn trừ công nợ phải thu.
  • Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế tiêu thụ đặc biệt và tự động tính toán tiền chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mãi.
  • Theo dõi việc bán hàng theo khách, hợp đồng, bộ phận/nhân viên, vùng/miền, nhóm hàng…
  • Lập và theo dõi ghi nhận ứng trước tiền hàng, lịch thanh toán hóa đơn, đối chiếu thu tiền với hóa đơn.
  • Theo dõi phân tích tuổi nợ, các kỳ hạn nợ. Tạo bút toán, ghi nhận và điều chỉnh doanh thu công nợ.
  • Quản lý, theo dõi công nợ theo đối tượng, hóa đơn, đơn hàng, nhân viên, hợp đồng, công trình, nhóm-mặt hàng…. Phân tích lãi lỗ theo bộ phận, vùng/miền, nhóm-mặt hàng…
  • Tự động tính giá vốn của hàng bán theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, giá nhập trước xuất trước.
  • Lập các báo cáo thuế GTGT, hỗ trợ kết xuất các báo cáo dữ liệu về thuế ra chương trình kê khai thuế của Tổng cục thuế hoặc ra Excel, Pdf, Txt, Csv, Xml …
  • In báo cáo bán hàng: Bảng kê /sổ chi tiết bán hàng. Phân tích bán hàng (theo nhiều chỉ tiêu khác nhau). Báo cáo bán hàng, Sổ nhật ký bán hàng ….
  • In báo cáo công nợ: Đối chiếu công nợ phải thu. Sổ tổng hợp/chi tiết công nợ phải thu (nhiều tiêu thức). Báo cáo nợ phải thu theo hạn thanh toán (tuổi nợ)…
  • In báo cáo quản trị: Báo cáo theo dõi đơn hàng bán, Bảng kê / tổng hợp đơn hàng / hợp đồng bán, Báo cáo kế hoạch thời hạn giao theo đơn hàng / hợp đồng, Báo cáo doanh số bán hàng (theo cửa hàng, nhân viên…), Báo cáo kế hoạch thu tiền bán các kỳ, …

 

Phân hệ Quản lý bán lẻ – phần mềm POS

Tổng quan phân hệ Quản lý bán lẻ (phần mềm POS): 

Phân hệ Quản lý bán lẻ BRAVO hỗ trợ thực hiện công việc và kiểm soát toàn bộ quy trình bán lẻ tại cửa hàng, quầy hàng… nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống phân phối bán lẻ các sản phẩm hàng hóa của mình. Quản lý bán lẻ (phần mềm POS) là một phân hệ nằm trong hệ thống phần mềm quản trị tổng thể – Giải pháp phần mềm ERP của VinaSCtax dành cho các doanh nghiệp thương mại đặc biệt các doanh nghiệp có hoạt động mô hình chuỗi cửa hàng.

Những điểm chính trong phân hệ quản lý bán lẻ

  • Thiết lập danh sách máy tính (các quầy, cửa hàng), các nhân viên tham gia bán lẻ. Khai báo phân quyền kiểm soát thao tác của nhân viên bán lẻ (không cho phép sửa đổi giá, sửa đổi các giao dịch đã bán… tránh gian lận trong làm việc).Lập và in các giao dịch hàng bán lẻ bị trả lại.
  • Khai báo và quản lý hàng hóa theo mã vạch, theo serial, hình ảnh… Lập và in mã vạch từ phần mềm.
  • Quản lý lượng hàng theo từng kho, điểm bán hàng. Quản lý và theo dõi việc điều chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng, các kho, các vị trí lưu kho (giá, kệ,…)
  • Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu, tặng quà… tới từng mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng, cửa hàng.
  • Quản lý theo dõi khách hàng qua thẻ từ, tích điểm thưởng, nâng hạ hạng thẻ khách hàng…
  • Tra cứu xem các thông tin liên quan về từng mặt hàng, từng khách hàng… nhanh chóng và tiện lợi.
  • Thanh toán bằng nhiều phương thức (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, ví điện tử, điểm thẻ, trả trước,..).
  • Lập và in danh sách các loại tiền nộp khi đóng phiên giao dịch.
  • Thống kê theo dõi trạng thái hóa đơn bán lẻ theo nhân viên thu ngân và theo hình thức thu tiền (tiền mặt, thẻ ngân hàng).
  • Gộp, lập và tự động hạch toán các hóa đơn bán lẻ thành hóa đơn tài chính từ đó lên trực tiếp bảng kê sổ sách kế toán, doanh thu bán hàng, thuế VAT phải nộp…
  • Lập và in báo cáo doanh số bán lẻ (theo ngày, nhân viên, phiên bán hàng, mỗi nhóm khách hàng…), Báo cáo tổng hợp và chi tiết về hàng xuất (theo phiên bán hàng, nhân viên, nhóm khách hàng…), Báo cáo việc lập các hóa đơn thuế VAT (từ nguồn dữ liệu bán lẻ)…
  • Lập và in phiếu mở phiên (quầy), biên bản giao tiền. Có tính năng tự động mở phiên giao dịch.
  • Lập và in các giao dịch hóa đơn bán lẻ (tự tính tiền hàng theo giá bán lẻ, lấy chiết khấu… Ghi nhận tiền khách hàng trả và tiền phải trả lại khách hàng) .

 

Phân hệ Quản lý Hàng tồn kho

Tổng quan về Phân hệ Quản lý kho hàng:

Phân hệ Quản lý kho VinaSCtax trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Quản lý kho là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP– sản phẩm chính mà VinaSCtax đang cung cấp.

 

Những điểm chính trong phân hệ quản lý kho hàng:

  • Lập và in Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu xuất điều chuyển, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu xuất công cụ dụng cụ trực tiếp trên phần mềm.
  • Quản lý nhiều thông tin trên chứng từ kho như kho, vật tư, nhập/xuất theo nhiều đơn vị tính (Tấn- Kg, Thùng-Hộp, Két-Chai…).
  • Quản lý xuất/nhập vật tư theo bộ (mỗi bộ được định nghĩa bởi nhiều vật tư chi tiết).
  • Quản lý xuất/nhập/tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư-hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập.
  • Quản lý xuất/nhập hàng hóa vật tư theo kho, theo vị trí với sơ đồ kho được thiết kế trên phần mềm.
  • Phân bổ chi phí vận chuyển và chi phí khác (phí hải quan, phí bốc dỡ…) cho vật tư, lô, kho hàng hoặc phiếu nhập cụ thể.
  • Quản lý hạn mức vật tư, hàng hóa tồn trong kho (khai báo số lượng tồn kho tối đa, tối thiểu).
  • Phân tích tuổi vật tư, hàng hóa tồn trong kho.
  • Quản lý nhập/xuất vật tư, hàng hóa theo nhiều tiêu thức (mặt hàng, nhóm hàng, dạng nhập/xuất).
  • Quản lý và theo dõi đơn hàng, đồng thời dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để tính và đưa ra kế hoạch hàng mua.
  • Tính giá vốn tự động theo phương pháp: Giá đích danh, Giá bình quân gia quyền, Giá bình quân thời điểm, Giá nhập trước xuất trước.
  • Cập nhật kiểm kê định kỳ, tự động tạo các phiếu xuất khi đã có giá trị kiểm kê.
  • In báo cáo: Bảng kê nhập/xuất vật tư – hàng hóa, Bảng kê xuất khuyến mãi, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho, Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn, Báo cáo tồn kho theo hạn mức, Báo cáo vật tư chậm luân chuyển, Báo cáo tuổi hàng tồn kho theo phiếu nhập cuối, Báo cáo nhu cầu vật tư…

Phân hệ Quản lý tài sản cố định

Quản lý tài sản cố định là một phân hệ quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP mà VinaSCtax cung cấp. Hỗ trợ các bộ phận hành chính, cơ điện, kỹ thuật và sản xuất quản lý hệ thống nhà xưởng, văn phòng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải (gọi chung là thiết bị, tài sản)…của doanh nghiệp. Quản lý từ thông tin hồ sơ tài sản, thiết bị đến kế hoạch bảo dưỡng tài sản, thiết bị; cảnh báo và theo dõi thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, thiết bị; cập nhật và tra cứu nhật trình, nhật ký vận hành của thiết bị… giúp giảm thiểu tình trạng hỏng hóc, nâng cao năng suất và hiệu quả của hoạt động khai thác, vận hành tài sản, thiết bị của doanh nghiệp.

Những điểm chính trong phân hệ Quản lý tài sản cố định:

  • Khai báo/đăng ký danh mục thiết bị, TSCĐ (đồng bộ với phân hệ kế toán tài sản về danh mục) với các thông tin chi tiết về nhà sản xuất, năm sản xuất, các thông tin thông số kỹ thuật, công suất hoạt động,…
  • Quản lý hồ sơ hành chính của thiết bị:

+ Cập nhật và quản lý các hồ sơ như giấy đăng ký, đăng kiểm, kiểm định, bảo hiểm,… của từng tài sản, thiết bị.

+ Cập nhật, theo dõi và cảnh báo thông tin thời hạn của các giấy tờ, hồ sơ hành chính của từng tài sản, thiết bị. Quản lý thông tin các đơn vị thực hiện cấp phép, gia hạn các hồ sơ hành chính của thiết bị để thực hiện cấp mới, gia hạn khi cần.

+ Đính kèm các tài liệu như hướng dẫn sử dụng/vận hành, tài liệu khuyến cáo, quy định về bảo trì bảo dưỡng của nhà sản xuất,… hoặc các hình ảnh thiết bị, hình ảnh/file scan các hồ sơ hành chính của thiết bị.

  • Cập nhật thông tin bàn giao, cấp phát cho bộ phận hoặc nhân sự quản lý trực tiếp tài sản, thiết bị.
  • Cập nhật và quản lý nhật ký, nhật trình sử dụng, vận hành của từng thiết bị.
  • Quản lý chu kỳ bảo dưỡng thiết bị:

+ Khai báo danh mục hạng mục, linh kiện, phụ tùng phải thực hiện bảo dưỡng hoặc thay thế định kỳ.

+ Cập nhật định mức, chu kỳ phải bảo dưỡng hoặc thay thế của từng hạng mục linh kiện, phụ tùng của từng thiết bị.

+ Khai báo linh động các loại định mức, chu kỳ bảo dưỡng, thay thế theo từng thiết bị như số ngày (tháng, năm), số giờ hoạt động, số km vận hành,… Giá trị tham số khai bảo cũng được khai báo thay đổi theo thời gian để phù hợp với tuổi của từng thiết bị.

+ Chức năng, báo cáo cảnh báo các hạng mục, linh kiện, phụ tùng của từng thiết bị đến kỳ thực hiện bảo dưỡng, thay thế.

  • Khai báo định mức vật tư tiêu hao khi thực hiện bảo dưỡng, thay thế theo từng hạng mục bảo dưỡng, thay thế của từng thiết bị. Cảnh báo số lượng vật tư cần mua để thực hiện kế hoạch bảo dưỡng định kỳ.
  • Cập nhật biên bản kiểm tra sự cố, sự vụ hỏng hóc của thiết bịLập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát quy trình thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa hoặc chế tạo thiết bị nội bộ hoặc thuê ngoài. Theo dõi nhật ký bảo dưỡng, sửa chữa của thiết bị.
  • Các báo cáo phục vụ quản lý, điều hành: Báo cáo cảnh báo hạng mục, linh kiện, phụ tùng phải bảo dưỡng, thay thế, Báo cáo về nhu cầu vật tư thay thế, Báo cáo về tình trạng sử dụng, Báo cáo về nhật ký/nhật trình thiết bị, …

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *