Đi theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được triển khai và các cơ sở ngành nghề có thể nộp thuế thông qua ngân hàng và thu về hóa đơn điện tử cho mình. Đây là một trong những thủ thuật đã được cải cách và sẽ đưa vào thực hiện vào tháng 11- 2017 ngoài ra sẽ được triển khai mở rộng trên phạm vi toàn quốc và triển khai đầy đủ trên toàn ngành hải quan để nhận biết và triển khai. Tuy nhiên dù như thế nào thì đây cũng là một thuật ngữ hoàn toàn mới và các doanh nghiệp cũng không tránh khỏi sự bở ngỡ về việc tiếp cận và tìm hiểu thông tin về hóa đơn điện tử trước khi áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Chính vì thế hôm nay mình xin giới thiệu đến các bạn về Hóa đơn điện tử và hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử để cho các doanh nghiệp nhận biết được và triển khai hợp lý.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được hiểu theo nghĩa là tập hợp tất cả các thông điệp về dữ liệu bán hàng hoặc cung cấp các dịch vụ phục vụ nhu cầu khách hàng nói chung về ngành nghề mua bán thu lợi nhuận sẽ được tạo lập ghi nhân và lưu giữ quản lý bằng phương tiện điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC của bộ tài chính quy định vào ngày 14-03-2011 với khoản 1 điều thứ ba. Tất cả mọi hóa đơn điện tử sẽ được lập ra và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức khi được cấp mã số thuế dùng để bán hàng hóa dịch vụ và lưu trữ trên hệ thống máy tính theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn đầu vào, hóa đơn bán hàng, và một số hóa đơn khác như thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ thu phí dịch vụ của ngân hàng..v..v… Đặc biệt hiện nay ngày càng có nhiều Freelancer Việt Nam bắt đầu bảo vệ quyền lợi của mình của chuyên nghiệp hóa hơn công việc bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử.
Tất cả các hóa đơn điện tử sẽ được lập theo thông lệ của quốc tế và dựa vào các quy định pháp luật có liên quan về hình thức cũng như nội dung của hóa đơn. Tuy nhiên các hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc chính đó chính là phải xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian hợp lý, mỗi hóa đơn phải được đảm bảo tuyệt đối chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, tránh tình trạng lập trùng hóa đơn hoặc số hiệu hóa đơn sử dụng hai lần.
2. Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử
Mỗi hóa đơn điện tử đều có mỗi điều kiện để có thể công nhận được giá trị sử dụng của hóa đơn đó và để có được sự đảm bảo đủ tin cậy cũng như tính toàn vẹn của mọi thông tin có trên hóa đơn, tiêu chí để đánh giá về sự toàn vẹn của hóa đơn điện tử đó chính là tất cả các thông tin đầy đủ và chính xác chưa bị thay đổi ngoại trừ các thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi lưu trữ và hiển thị của hóa đơn điện tử.
3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Để có thể phát hành được hóa đơn điện tử thì các đơn vị doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và chính doanh nghiệp phải soạn thảo bản quyết định áp dụng theo mẫu số 1 và kèm theo mẫu ban hành theo thông tư số 32 của cơ quan nhà nước. Ngoài ra thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được gửi đến cơ quan quản lý và gửi lên trực tiếp trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế theo mẫu ban hành số 2 và kèm theo thông tư số 32, bước cuối cùng đó chính là doanh nghiệp phải tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi đến cơ quan quản lý thuế tại địa bàn của doanh nghiệp hoạt động.
4. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử:
4.1 Lập hóa đơn điện tử:
Tất cả những doanh nghiệp, nhà bán buôn, dịch vụ có thể nói gọn là các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải thực hiện việc lập hóa đơn điện tử tại hệ thông phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán. Điều cần làm của tổ chức khởi tạo hóa đơn đó chính là truy cập vào chương trình hệ thống thành lập hóa đơn điện tử của một tổ chức trung gian để cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được khởi tạo và thành lập được hóa đơn điện tử cho tổ chức kinh doanh đó.
4.2 Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:
Chúng ta có hai cách thức để gửi hóa đơn điện tử đó chính là cách gửi trực tiếp và gửi thông qua trung gian.
+ Gửi trực tiếp: người kinh doanh và tổ chức kinh doanh thực hiện lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm lập hóa đơn điện tử và thực hiện cả việc ký điện tử từ hóa đơn đó và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn giữa hai bên mua và bán.
+ Gửi gián tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức trung gian: người bán hàng hóa dịch vụ có thể truy cập vào chương trình hệ thống thành lập hóa đơn điện tử của một tổ chức trùn gian để có thể cung cấp hóa đơn điện tử được khởi tạo và thành lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử đưa vào hệ thống và gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán hàng.
4.3 Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập
Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử đã được tạo lập ra và gửi cho người mua nhưng người mua lại chưa xuất hàng hóa hoặc chưa cung ứng ra dịch vụ, thậm chí là hóa đơn điện tử đã được lập nhưng người mua lại chưa kê khai thuế khi đó, sai lầm chỉ được hủy giá trị của hóa đơn điện tử và thông qua sự xác nhận của cả hai, tuy nhiên hóa đơn điện tử đã được lưu trữ trong cơ quan thẩm quyền nhà nước để phục vụ cho công việc tra cứu khi cần thiết. Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập gửi cho người mua và người mua cũng đã giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ và kê khai thuế nhưng lại phát hiện được sai sót thì cả hai bên người mua và người bán phải thành lập một văn bản thỏa thuận và có cả chữ ký của cả hai bên ghi rõ nội dung sai sót của hóa đơn điện tử và người bán phải điều chỉnh sai sót của hóa đơn đó.
Hóa đơn điện tử mới được điều chỉnh phải ghi rõ cụ thể nội dung điều chỉnh điển hình như số lượng hàng hóa tăng giảm, giá bán tăng giảm và thuế suất sau khi điều chỉnh bao gồm cả thuế giá trị gia tăng và cơ quan chức năng sẽ căn cứ vào hóa đơn điện tử đã điều chỉnh để kê khai và quản lý thuế theo quy định của pháp luật và điều đặc biệt hơn đó chính là hóa đơn điện tử đã điều chỉnh không được ghi số âm, đây là điều vô cùng quan trọng và cần lưu ý.
5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
5.1 Nguyên tắc chuyển đổi
Khi người bán hàng muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để có thể chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa mình để thuận tiện cho quá trình lưu thông hàng hóa thì người bán chỉ được phép chuyển một lần duy nhất, khi hóa đơn được chuyển đổi phải đảm bảo được các yêu cầu theo quy định của pháp luật và phải có chữ ký của người bán để đảm bảo đầy đủ tính pháp lý của hóa đơn bán hàng và người chịu trách nhiệm trực tiếp.
5.2 Điều kiện
Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy đó chính là phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn và quan trọng hơn đó chính là có ký hiệu riêng xác nhận quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
5.3 Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi
Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực khi được đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của toàn bộ thông tin trên hóa đơn và ký hiệu xác nhận việc chuyển đổi kèm theo chữ ký và họ tên cảu người chịu trách nhiệm chuyển đổi để đảm bảo đầy đủ tính pháp lý theo toàn bộ quy định của pháp luật.
5.4 Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi
Đối với các hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang giấy phải có đầy đủ các thông tin sau đó là dòng nội dung phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn gốc, họ tên người thực hiện chuyển đổi và thời gian chuyển đổi.
Trên đây là tổng hợp về các nội dung cần biết về hóa đơn điện tử và các cách hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử, thông qua bài viết này mình mong rằng các bạn sẽ hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và mong rằng bài viết này sẽ đem lại nhiều điều hữu ích cho các bạn về hóa đơn điện tử. Chúc các bạn thành công và cảm ơn các bạn đọc giả.
