Trong nội bộ của công ty và các văn phòng làm việc luôn liên lạc, trao đổi thông tin tài liệu qua máy fax. Là một nhân viên văn phòng bạn phải biết cách sử dụng máy fax để thực hiện các công việc được giao. Đừng vội lo lắng vì chưa biết cách dùng chúng, bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến cách gửi fax bằng máy photocopy cực kì đơn giản.
Giới thiệu về tính năng Fax và cách hoạt động cơ bản
Trước tiên bạn phải hiểu thế nào là fax. Fax là một dạng truyền dữ liệu qua lại giữa các máy fax với nhau. Bạn có thể gửi văn bản từ máy fax của mình đến các phòng ban khác hoặc đến khách hàng với những thông tin chính xác và nhanh chóng.
Khi muốn gửi thông tin đến một đối tượng nào đó bạn cần biết rõ địa chỉ để gửi. Nếu như sử dụng email bạn phải biết địa chỉ email của họ, liên lạc qua điện thoại cũng cần số điện thoại đối phương hay thậm chí gửi thư truyền thống phải biết địa chỉ làm việc. Việc nắm rõ địa chỉ cần gửi giúp thông tin được chuyển đi đến đúng nơi yêu cầu.
Vì vậy đối với fax thì số fax chính là địa chỉ mà bạn cần có để gửi đi. Trên các hợp đồng hay văn kiện các bên luôn để lại thông tin liên lạc trong đó có số fax. Để đảm bảo đối phương gửi đúng địa chỉ liên hệ.
Mỗi một đơn vị sẽ có một số fax riêng, họ thường sử dụng luôn số điện thoại liên lạc làm dãy số fax. Trước khi gửi dữ liệu đi bạn phải nhớ kiểm tra kỹ lưỡng số fax nơi bạn muốn gửi đến tránh trường hợp gửi nhầm địa chỉ. Điều này vừa làm rò rỉ thông tin công ty vừa ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.
Hướng dẫn cách gửi Fax bằng máy Photocopy
Trong các văn phòng làm việc thường bố trí máy photocopy và các máy fax nên bạn có thể sử dụng máy photocopy để gửi fax. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp thiết bị in ấn, Công ty máy photocopy Thiên Phú sẽ hướng dẫn bạn cách gửi fax bằng máy photocopy một cách đơn giản mà vẫn hiệu quả.
Bước 1: Để có thể gửi fax bằng máy photocopy bạn cần khởi động chức năng này trên máy photo bằng cách nhấn phím Facsimile.
Bước 2: Quét nội dung văn bản.
Các tài liệu dưới dạng bản cứng bạn đặt lên phần quét dữ liệu của máy photo như khi bạn thực hiện thao tác photo vậy. Chú đặt giấy ngay ngắn theo yêu cầu của máy photo, nên để giấy phẳng không sẽ ảnh hưởng đến quét dữ liệu.
Bước 3: Tiến hành gửi fax.
Sau khi văn bản gốc được đặt lên máy sẽ tiến hành quét nhận dữ liệu để sẵn sàng gửi đi. Có hai phương thức gửi fax qua máy photocopy như sau:
- Trực tiếp gửi dữ liệu: trên bảng điều khiển bạn nhấn phím Immed tx để trực tiếp gửi đi. Lúc này máy sẽ chuyển tiếp văn bản mà không thực hiện lưu lại trong bộ nhớ nên các máy fax nhận phải được sẵn sàng bật để gửi được. Bạn nhập số fax cần gửi đến máy sẽ scan và gửi nội dung đi.
- Gửi qua bộ nhớ lưu trữ: trên bảng điều khiển bạn nhấn phím Memory tx để gửi fax dưới dạng lưu trữ. Với cách này máy sẽ quét toàn bộ văn bản và lưu lại trong bộ nhớ của máy khi bạn nhấn scan trước khi gửi đi. Vì vậy máy fax nhận không cần mở sẵn chờ mà có thể nhận được bất cứ khi nào hoạt động.
Bước 4: Nhập địa chỉ máy fax tiếp nhận.
Sau khi hoàn tất các thao tác trên bạn cần nhập số fax để máy có thể gửi dữ liệu đi. bằng cách:
- Sử dụng phím tắt của máy photocopy: Bấm Destination trên bảng điều khiển số fax sẽ tự động hiện lên trên màn hình và bạn tích chọn.
- Nhập số thủ công: Bạn có thể trực tiếp nhập số fax trực tiếp từ bàn phím của máy nhất là đối với những số fax mới chưa được lưu và chuyển fax qua nhiều địa chỉ khác nhau.
Bước 5: Cài đặt các chế độ cho văn bản gửi đi.
Đầu tiên để người nhận nhận được văn bản có chất lượng tốt bạn phải thiết lập độ phân giải có văn bản. Chọn Resolution để cài đặt độ phân giải cho file bạn gửi. Nếu không cài đặt máy sẽ để mặc định với độ phân giải 200×100 dpi.
Để điều chỉnh độ đậm nhạt cho văn bản hãy bấm nút Darker hoặc bấm nút Lighter để chỉnh độ mượt của văn bản gửi đi.
Theo như các đơn vị bán và cho thuê máy photocopy giá rẻ cho biết thì bạn nên cài đặt chế độ gửi văn bản gốc để truyền đạt đúng nội dung văn bản. Vì nhiều văn bản sẽ có các hình ảnh, bảng biểu khác nhau nên cần thiết lập chế độ phù hợp. Để bật chế độ này bạn ấn nút Original type và lựa chọn các hình thức gửi mà bạn mong muốn.
Bước 6: Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn Start để máy thực hiện gửi văn bản đi.
Để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp bạn nên học cách sử dụng máy photo một cách thông thạo, ngoài việc dùng để in ấn, photo thì gửi fax bằng máy photocopy cũng được sử dụng thường xuyên qua đó giúp bạn đạt được hiệu quả công việc cao hơn. Chúc bạn thực hiện tốt công việc và thành công trong công việc của mình.
Xem thêm: Mở cửa hàng photocopy, cửa hàng in ấn có phải đóng thuế không?
