Hệ thống ERP còn gọi Enterprise resource planning systems là một phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban của một doanh nghiệp, một tổ chức sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý,.. của doanh nghiệp. Bao gốm lập kế hoạch, chi phí, sản xuất hay dịch vụ…
Định nghĩa qua thì có vẻ đơn giản và chính xác. Tuy nhiên, ERP thì không chỉ có như thế. Vì thế, chúng tôi cùng tìm hiểu và trả lời các thắt mắc liên quan tới hệ thộng ERP cho doanh nghiệp.
Hệ thống ERP là gì ?
Có thể nói ERP được ra đời từ sự phát triển từ ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) với sản xuất kết hợp máy tính (CIM) và hình thành toàn diện thành hệ thông ERP. ERP được công bố vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng.
Hiện nay, thông thường trong doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay, mỗi phòng ban sẽ dùng loại phần mềm riêng biệt. Khi dùng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau khó khăn, nhất là đối với dữ liệu có khối lượng lớn hoặc các phần mềm từng phòng ban không tương ứng với nhau. Thế nên, sợ kết hợp nhiều bộ phận của một công ty rất khó khắn và tốn kếm.
Còn với ERP có thể tích hợp thông tin tất cả phòng ban và chức năng ở doanh nghiệp và hệ thống duy nhất nhu cầu riêng lẻ và đa dạng các phòng ban khác nhau. Về nhân sự, tài chính, nhà kho và bất kỳ bộ phận khác nhau. Mặc dù mọi bộ phận bất kỳ công ty nào đều có phần mềm tối ưu hóa và đpá ứng nhu câu. Nhưng ERP có vai trò tổng hợp đầy đủ và cung cấp thông tin. Còn được xem là cầu nối cung cấp thông tin và quá trình tích hợp các chức năng nâng cao hiệu quả nhất tất cả hoạt động. Triển khai chắc chắn sẽ làm thay đổi lớn đối với các tổ chức và khoảng đầu từ không ít.
Công dụng của hệ thống ERP
Sẽ được thực hiện đầu đủ chức năng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mà trước đây có thể được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lâp.
Hệ thống ERP và các thành phàn
Tích hợp nhiều ứng dụng và hoạt động cho phép hệ thống phục vụ hầu như các quy trình và bộ phận. Người dùng tựu do liệt kê các mô-đun chức năng quan trọng của ERP. Mặc dù nó được làm rõ rằng, là do không có danh sách toàn diện và tiếp cận của ERP. Trong tổ chức mở rộng vượt xa khu vực quan trọng tùy vào cấu trúc:
- Kế toán và tài chính
- Sản xuất và phân phối
- Bán bàng
- Quản lý dịch vụ
Tiện ích của ERP đem lại cho doanh nghiệp như thế nào?
Với ERP là cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như các thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận,… Đây là những thứ gọi bằng cái tên “fulfillment process”. Vì lý do này ERP còn được gọi là “phần mềm chống lưng’ cho doanh nghiệp. Trong khoảng 10 năm về đây có xuất hiện nhiều module quản ký khách hàng. Trước đó ERP chỉ tập trung việc tự động hóa những bước trong hoạt động của doanh nghiệp sản xuất.
Một lợi ích mà hệ thống ERP đem đến cho doanh nghiệp:
Nắm rõ thông tin khách hàng
Vì dữ liệu đều nằm ở đây để người dùng có thể truy cập và xem thông tin khách hàng. Có số người quyền hơn thì có thể thay đổi thông tin mà không sợ lộ thông tin và cập nhật suốt các bộ phận khác.
Cải thiện quy trình sản xuất, dịch vụ
Có xem như công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả cả quá trình sản xuất. Từ đó, chuẩn bị nguyên liệu cho ra sản phẩm, quán lý đầu ra vào và các thứ khác. Vì chỉ dùng một hệ thống máy tính duy nhất nên có thể tiết kiệm chi phí, thời giạn ,… Người dùng xem tất cả mọi thông tin của doanh nghiệp trong giao diện hợp nhất. Không phải nhảy khu vực chỉ để kiếm vài con số.
Cập nhật chất lượng, quản lý dự án
Giúp doanh nghiệp kiểm soát và theo dõi đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ một cách hợp lý tùy vào dự án. Còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu ai có thế mạnh nào gán họ vào từng tác vụ của dự án. Tiết kiệm được thời gian cho quản lý cho công đoạn.
Kiểm soát tài chính thông tin
Tổng hợp mọi thứ liên quan đến tài chính lại và số liệu có một phiên bản , hạn chế tiêu cực và đánh giá sai lầm người quản lý về hiệu suất của doanh nghiệp. Cũng giúp tạo ra báo cáo tài chín theo chuẩn quốc tế: IFRS, GAAP,…
Kiếm soát lượng tồn kho
Giúp xem được sản phẩm trong kho tồn lại bao nhiêu, nằm ở đâu, lý do sao còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp giảm vật liệu không cần thiết mà chỉ cần thiết mới nhập. Sẽ giúp giảm chi tiêu, giảm nhân lực cần thiết và tăng nhanh tốc độ phát triển.
Động bộ hóa hoạt động về nhân lực
Theo dõi được giờ ra vào, khối lượng công việc từng người đã làm và đã hoàn thành. Ngày khi nhân viên làm việc trong nhiều phòng ban khác nhau, ở nhiều địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui khi ERP giúp công ty trả lương đúng thời gian hơn.
Xã hội hóa môi trường giao tiếp trong công ty
Sự tương tác giữa nhân viên trong công ty là cách nhanh và tiện lợi. Thông qua các thao tác nhỏ có thẻ giao tiếp một hoặc nhiều nhân viên rất nhanh chóng. Thông tin qua lại giúp cho hoạt động kinh doanh đồng bộ hóa
