Quản lý bán hàng bằng Excel là một công cụ giúp quản lý doanh thu, hàng tồn kho hiệu quả. Mặc dù vậy thì phương pháp này vẫn tồn tại một số khó khăn khi thao tác nên nhiều người vẫn còn quan ngại khi sử dụng. Cùng Vinasctax tìm hiểu bài viết dưới đây để biết được có nên dùng Excel để quản lý bán hàng hay không?
Ưu nhược điểm của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Trước tiên hãy cùng tìm hiểu về ưu, nhược điểm của việc quản lý bán hàng bằng Excel.
Ưu điểm
Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật khi quản lý bán hàng bằng file Excel:
- Tiết kiệm chi phí: Excel là ứng dụng được cài đặt miễn phí trên máy tính. Điều này đã sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được rất nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Bởi vì người dùng chỉ cần bỏ ra một ít tiền để mua bản quyền từ MS Office.
- File quản lý riêng biệt: Đối với việc quản lý bằng file Excel thì dữ liệu sẽ được lưu trên từng file khác nhau. Nhờ vậy mà chủ cửa hàng, nhà quản lý có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ nhất.
- Cập nhật số liệu đơn giản: Bằng những thao tác đơn giản là người dùng đã cập nhật thông tin hàng hóa. Từ đó, họ có thể thống kê, báo cáo hàng xuất nhập nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp quản lý hàng hóa bằng Excel vẫn tồn tại nhiều mặt hạn chế. Những điều này ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Dễ nhầm lẫn khi đối tượng file lớn
Trường hợp thông tin quản lý quá nhiều thì Excel sẽ có một số điểm hạn chế như tốc độ chậm, dễ sai sót. Chỉ cần nhân viên nhầm lẫn 1 thông tin trên file sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Dẫn đến tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.
Khó quản lý, tính bảo mật thấp
Việc lưu trữ quản lý hàng hóa bằng Excel thường được lưu trữ trên máy tính chung của cửa hàng. Hơn nữa, Excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên chủ cửa hàng rất khó quản lý. Vì vậy tính bảo mật rất kém này nên quản lý hàng hóa bằng Excel dễ dẫn đến tình trạng thất thoát của cửa hàng.
Khó kết hợp báo cáo với bán hàng
Khi quản lý hàng hóa bằng Excel thì cửa hàng rất khó kết hợp hoạt động bán hàng, theo dõi báo cáo. Bởi vì Excel bị hạn chế rất nhiều tính năng nhưng lại phải thực hiện quá nhiều thao tác cùng một lúc. Điều này sẽ khiến hệ thống gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.
Kiểm kho khó khăn
Việc kiểm kê kho bằng file Excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn, bất tiện cho nhà quản lý. Cụ thể, việc đối chiếu số liệu và hàng hóa thực tế sẽ gặp khó khăn, từ đó việc kiểm kê kho sẽ mất nhiều thời gian, công sức.
Một số mẹo quản lý hàng hóa trên Excel chuẩn, hiệu quả
Hiện nay, tại một số cửa hàng vẫn đang sử dụng mẫu Excel quản lý hàng hóa trong hoạt động kinh doanh. Để có thể sử dụng hiệu quả file Excel khi quản lý cửa hàng kinh doanh thì bạn cần chú ý một số lưu ý sau:
Các kiến thức, công cụ cần thiết phải biết về Excel
Để theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả trên file Excel thì người sử dụng cần trang bị những kiến thức cơ bản về Excel. Bao gồm các hàm tính, các công cụ hỗ trợ báo cao. Đặc biệt là:
Thao tác trên Excel:
- Thao tác xử lý tập tin như tạo mới, lưu, mở, đóng, in, xóa.
- Các thao tác trong bảng tính như chèn, xóa cột, đặt tên vùng dữ liệu, sao chép dữ liệu, thiết lập giá trị,…
- Thao tác định dạng bảng tính, xử lý in ấn.
Các hàm cần biết khi sử dụng Excel:
- SUM: Tính tổng.
- SUMIF: Hàm điều kiện.
- PRODUCT: Hàm nhân.
- AVERAGE: Tính giá trị trung bình.
- MIN, MAX: Hàm lọc giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất.
- VLOOKUP, HLOOKUP: Hàm tìm kiếm giá trị.
Nội dung cần có của file Excel quản lý hàng hóa
Để quản lý hàng hóa bằng Excel hiệu quả, chủ cửa hàng cần xây dựng những nội dung sau trong file Excel:
- Thời gian.
- Mã hàng hóa.
- Tên hàng hóa.
- Số lượng xuất/nhập/tồn kho.
- Giá vốn/giá bán.
Những lợi ích mà phần mềm quản lý bán hàng mang lại cho chủ cửa hàng
Khoa học công nghệ đã dẫn đến nhiều thay đổi trong thói quen mua sắm của người tiêu dùng. Việc quản lý bán hàng bằng Excel đã không còn phù hợp khi dần bộc lộ rõ những khuyết điểm. Để khắc phục những khuyết điểm này thì phần mềm quản lý bán hàng ra đời. Ứng dụng đã giúp cải tiến, nâng cấp hệ thống quản lý tình hình kinh doanh.
Phần mềm bán hàng cho phép xuất, nhập hàng hóa từ file Excel
Nhập hàng hóa từ file Excel
Các phần mềm quản lý bán hàng cho phép nhân viên nhập thêm nhiều hàng hóa từ file Excel hay khởi tạo dữ liệu hàng hóa. Điều này giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót cho quá trình nhập liệu. Hơn nữa, việt cập nhật thông tin tồn kho, hỗ trợ kiểm kho nhanh chóng và đơn giản hơn.
Xuất danh sách hàng hóa ra file Excel
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp truy xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa từ phần mềm ra file Excel. Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên file rồi cập nhật dữ liệu vào lại hệ thống. Điều này giúp đảm bảo tính đồng bộ các thông tin trong việc theo dõi hàng hóa..
Những tính năng quản lý hàng hóa khác của phần mềm bán hàng
- Cập nhật thông tin hàng hóa dễ dàng: Chỉ vài thao tác đơn giản là người dùng đã có được tổng quan về hoạt động kinh doanh. Điều này giúp cho cửa hàng có thể theo dõi, quản lý hàng hóa chi tiết và chính xác nhất.
- Quản lý hàng hóa không giới hạn: Không gian lưu trữ trên phần mềm lớn hơn so với file Excel. Chủ cửa hàng không cần phải lo lắng về việc nhầm lẫn khi quản lý số lượng hàng hóa lớn.
- Kiểm kho nhanh chóng: Việc tích hợp thêm tính năng kiểm kho đã giúp cho chủ cửa hàng kiểm tồn kho nhanh chóng, đơn giản. Số lượng hàng hóa, vị trí đặt trong kho sẽ được thể hiện chi tiết. Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức khi kiểm kho.
- Đồng bộ thông tin báo cáo: Báo cáo về hàng hóa được thể hiện chi tiết trên hệ thống. Nhờ vậy mà chủ cửa hàng sẽ có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hàng hóa theo từng ngày, từng tháng.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý mọi hoạt động kinh doanh như phần mềm kế toán, phần mềm tài chính, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý mua hàng. Ngoài ra còn có hệ thống ERP, đây là phần mềm tích hợp toàn bộ các chức năng của các phần mềm đơn lẻ trên, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện mọi hoạt động.
Cách quản lý bán hàng bằng Excel đơn giản, tiết kiệm được nhiều chi phí. Tuy nhiên, phương pháp này vẫn còn tồn đọng khá nhiều hạn chế khi sử dụng. Vì vậy mà sử dụng Excel cần kết hợp với phần mềm bán hàng, đây sẽ là một giải pháp hoàn hảo cho chủ cửa hàng. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp được nhiều cho chủ cửa hàng trong việc quản lý.
>>Đọc thêm: CRM là gì? Tổng quan về hệ thống quản lý quan hệ khách hàng
