Thuê dịch vụ ngoài để tiết kiệm chi phí, cuối cùng lại tốn hơn tự làm
Top 5 sai lầm thường gặp về dịch vụ doanh nghiệp mà chúng tôi tổng hợp dưới đây, bắt đầu từ một tình huống quen thuộc với doanh nghiệp nhỏ.
Nhiều doanh nghiệp thuê dịch vụ bên ngoài với kỳ vọng tiết kiệm chi phí, nhưng lại phát sinh nhiều khoản không lường trước trong quá trình sử dụng.
Đến cuối kỳ hợp đồng mới nhận ra tổng chi phí cao hơn nhiều so với báo giá ban đầu, khiến bài toán tiết kiệm ban đầu trở nên phản tác dụng.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ dễ mắc sai lầm khi thuê dịch vụ bên ngoài
Thiếu kinh nghiệm đọc hợp đồng dịch vụ khiến nhiều chủ doanh nghiệp dễ bỏ qua các điều khoản về phí phát sinh, vốn thường được viết bằng chữ nhỏ hoặc ngôn ngữ khó hiểu.
Áp lực cần triển khai nhanh cũng khiến nhiều quyết định được đưa ra vội vàng, thiếu thời gian cân nhắc kỹ từng điều khoản trước khi đặt bút ký.
Sai lầm phổ biến số 1: chỉ so sánh giá mà không xem kỹ phạm vi công việc
Giá rẻ đôi khi đi kèm phạm vi công việc hạn chế hơn nhiều so với những gì doanh nghiệp thực sự cần, dù trên báo giá nhìn có vẻ tương đương với nơi khác.
Nên yêu cầu bảng báo giá chi tiết, liệt kê rõ từng hạng mục công việc bao gồm trong gói dịch vụ, thay vì chỉ nhìn vào con số tổng cuối bảng.
Việc so sánh này cần làm kỹ ngay từ đầu, vì phát hiện thiếu hạng mục sau khi đã ký hợp đồng thường khiến việc thương lượng lại khó khăn hơn nhiều.
Sai lầm phổ biến số 2: không hỏi rõ về các khoản phí phát sinh ngoài hợp đồng
Nhiều dịch vụ có phí phát sinh khi vượt quá khối lượng công việc cam kết ban đầu, ví dụ dịch vụ kế toán tính thêm phí khi số lượng hóa đơn vượt ngưỡng thỏa thuận.
Việc không hỏi trước những trường hợp này dễ dẫn tới bất ngờ khi nhận hóa đơn cuối kỳ, với những khoản phụ phí chưa từng được nhắc đến lúc đàm phán.
Nên yêu cầu bên cung cấp liệt kê rõ tất cả tình huống có thể phát sinh phí thêm, và mức phí cụ thể cho từng trường hợp, ngay trong bản hợp đồng chính thức.
Một ca thực tế: doanh nghiệp phát hiện phí phát sinh không rõ ràng sau vài tháng sử dụng dịch vụ
Một doanh nghiệp nhỏ ban đầu chỉ nhìn vào mức giá hấp dẫn trên báo giá dịch vụ kế toán, không hỏi kỹ về các trường hợp tính phí thêm khi ký hợp đồng.
Sau vài tháng sử dụng, chi phí thực tế cao hơn đáng kể so với dự tính ban đầu, do phát sinh nhiều khoản phụ phí không được nêu rõ ngay từ đầu.
Đến khi rà soát lại, doanh nghiệp mới nhận ra mình đã bỏ qua bước hỏi kỹ về phí phát sinh, một bước đơn giản nhưng lại ảnh hưởng lớn đến ngân sách cả năm.
Sai lầm phổ biến số 3: không kiểm tra năng lực thực tế của đơn vị cung cấp dịch vụ
Nhiều doanh nghiệp chỉ tin vào lời giới thiệu hoặc bảng báo giá đẹp, mà chưa xem qua các dự án đơn vị đó đã triển khai trước đó cho khách hàng khác.
Việc này dễ dẫn tới hợp tác với đơn vị không đủ năng lực đáp ứng đúng cam kết ban đầu, dù trên giấy tờ mọi thứ trông rất chuyên nghiệp.
Nên xin xem ít nhất vài dẫn chứng dự án thực tế, hoặc liên hệ trực tiếp khách hàng cũ của họ, trước khi quyết định ký hợp đồng dài hạn.
Việc tìm hiểu phần mềm kế toán online là gì, đem lại lợi ích gì với doanh nghiệp cũng giúp doanh nghiệp nhỏ chủ động hơn, giảm bớt phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị dịch vụ bên ngoài.
Sai lầm phổ biến số 4: bỏ qua điều khoản chấm dứt hợp đồng sớm
Nhiều hợp đồng có điều khoản phạt khi chấm dứt trước hạn, mà doanh nghiệp không để ý kỹ lúc ký, chỉ tập trung vào phần giá cả và phạm vi công việc.
Cần đọc kỹ điều khoản này để chủ động hơn, nếu sau này chất lượng dịch vụ không như mong đợi và muốn tìm đơn vị khác thay thế.
Một số hợp đồng còn có điều khoản tự động gia hạn nếu không báo trước một khoảng thời gian nhất định, đây cũng là điểm hay bị bỏ sót khi đọc lướt.
Sai lầm phổ biến số 5: không lưu giữ đầy đủ email, thỏa thuận trao đổi trước khi ký hợp đồng
Nhiều thỏa thuận miệng hoặc qua tin nhắn không được ghi rõ trong hợp đồng chính thức, dù đó là những điều khoản quan trọng đã được hai bên đồng ý miệng.
Khi có tranh chấp xảy ra, việc thiếu bằng chứng bằng văn bản khiến doanh nghiệp gặp bất lợi rõ rệt trong quá trình giải quyết với bên cung cấp dịch vụ.
Nên lưu lại toàn bộ email, tin nhắn trao đổi quan trọng, và nếu có thể, đưa những thỏa thuận miệng vào phụ lục hợp đồng chính thức trước khi ký.
Với các dịch vụ liên quan đến thuế, việc hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cũng nên được nắm rõ, để tự kiểm tra chéo với báo cáo từ đơn vị dịch vụ bên ngoài.
Ngoài kế toán, doanh nghiệp cũng nên tham khảo thêm tổng hợp các công ty tư vấn thuế uy tín cho doanh nghiệp để có thêm lựa chọn đối chiếu, tránh phụ thuộc vào một đơn vị duy nhất.
Nếu muốn tham khảo thêm góc nhìn khác ngoài mảng dịch vụ doanh nghiệp, có thể xem tại một trang đa lĩnh vực khác để có thêm thông tin tham khảo.
Câu hỏi thường gặp
Nên yêu cầu những gì trong bảng báo giá trước khi ký hợp đồng dịch vụ?
Nên yêu cầu liệt kê chi tiết từng hạng mục công việc, mức phí cho từng trường hợp phát sinh, và điều khoản chấm dứt hợp đồng, thay vì chỉ nhận một con số tổng.
Có nên nhờ luật sư xem lại hợp đồng dịch vụ doanh nghiệp trước khi ký không?
Với hợp đồng giá trị lớn hoặc thời hạn dài, nên cân nhắc nhờ luật sư xem qua, để phát hiện sớm những điều khoản bất lợi trước khi đặt bút ký chính thức.
Làm sao phát hiện sớm các khoản phí ẩn trong hợp đồng dịch vụ?
Đọc kỹ phần điều khoản phí phát sinh, phí vượt định mức, và hỏi thẳng bên cung cấp về mọi tình huống có thể phát sinh thêm chi phí ngoài báo giá ban đầu.
Chấm dứt hợp đồng dịch vụ trước hạn có bị phạt không?
Tùy hợp đồng, có nơi quy định mức phạt cụ thể, có nơi không. Cần đọc kỹ điều khoản này trước khi ký, đừng đợi đến lúc muốn chấm dứt mới tìm hiểu.
Trước khi ký bất kỳ hợp đồng dịch vụ nào, hãy dành thêm thời gian đọc kỹ từng điều khoản, hỏi rõ mọi trường hợp phát sinh phí. Vài giờ cẩn thận lúc đầu có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều tiền và rắc rối về sau.
