Trong một doanh nghiệp, xây dựng một hệ thống quản lý khoa học và logic là điều quan trọng, trong đó cần một hệ thống hỗ trợ việc quản lý công văn, văn bản là điều cần thiết. Nhằm giúp các doanh nghiệp trên con đường tự vận hành có tính hệ thống, những phần mềm thông minh hỗ trợ quản lý văn bản ra đời nhằm tối ưu hóa hiệu quả thời gian và tăng năng suất làm việc. Nắm bắt xu thế đó, bài viết chúng tôi gửi dưới đây đã được giới thiệu và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực đối với nhiều doanh nghiệp.
Thế nào là phần mềm quản lý văn bản? Vì sao nên sử dụng?
Phần mềm quản lý công văn – văn bản là phần mềm giúp các doanh nghiệp thao tác dễ dàng trong việc thu thập dữ liệu, văn bản, quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi, giúp tăng hiệu quả trong công việc, tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro sai sót đồng thời giúp tài liệu dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước. Thiết kế phần mềm quản lý văn bản được định dạng dưới nhiều dạng cấu trúc khác nhau nhằm giúp phù hợp với từng cá nhân và cả doanh nghiệp sử dụng. Một phần mềm quản lý văn bản sẽ có những tính năng chính như thu nhận cập nhật, chỉnh sửa, quản lý, chia sẻ và phân phối thông tin tài liệu dưới nhiều dạng khác nhau như văn bản, video, hình ảnh, audio, email, báo cáo xuất ra từ ứng dụng,…
Đối với việc lưu trữ cũ bằng file cứng, doanh nghiệp sẽ tốn đáng kể không gian và chi phí cơ sở vật chất để lưu giữ tất cả các hồ sơ văn bản, thậm chí rủi ro mất mát và hao mòn theo thời gian vẫn tồn tại. Do đó, hình thức lưu trữ bằng file mềm sẽ được ưa chuộng hơn hẳn. Tuy nhiên nếu lưu giữ, quản lý theo kiểu thủ công truyền thống, chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian để hệ thống hóa, tìm kiếm hay chia sẻ dữ liệu nếu có nhu cầu. Nhận định của Groove Software Company thì phần mềm quản lý văn bản như một kho lưu trữ trung gian và hơn thế nữa, nó giúp cho việc quản lý văn bản của doanh nghiệp trở nên khoa học – logic, đơn giản hóa mọi thao tác, tiết kiệm thời gian phản hồi từ hệ thống và độ chính xác cao.
Ngoài ra, việc áp dụng phần mềm vào việc quản lý văn bản sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập được một quy trình quản lý chặt chẽ thông qua việc phân quyền, bảo mật, giúp doanh nghiệp số hóa được dữ liệu, mật mã hóa được thông tin. Đây là xu hướng của kỷ nguyên 4.0 khi việc áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý doanh nghiệp được khuyến khích để tự động hóa mọi quy trình.
Xem thêm: Top phần mềm kế toán miễn phí, Top 5 phần mềm quản lý điểm tốt nhất ngày nay
Top phần mềm quản lý công văn – văn bản hữu hiệu nhất
Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice
Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice cung cấp giải pháp quản lý các văn bản, công văn của doanh nghiệp thông qua các chức năng cần thiết bao gồm quản lý văn bản đi hoặc văn bản đến, quản lý thời hạn xử lý văn bản, cập nhật tình trạng xử lý, quản lý tờ trình .. phân loại và phê duyệt văn bản, tạo liên kết văn bản, thống kê các báo cáo nghiệp vụ… Mọi công đoạn xử lý văn bản, do ai hay bộ phận nào đảm nhận, thời hạn đến đâu… sẽ được thể hiện rõ trên hệ thống, cho phép nhiều bộ phận cùng truy nhập vào thực hiện các tác vụ khác nhau. CloudOffice có thể triển khai ở nhiều mức độ khác nhau, từ đơn giản nhất là chỉ có một bộ phận quản lý, cho đến phân quyền và phân chia quyền cho nhiều bộ phận khác nhau và thậm chí có chức năng “ủy quyền” cho thành viên khác xử lý nếu người phu trách chính có việc bận không thể tham gia tiếp tục.
Phần mềm quản lý văn bản C-Office
Phần mềm quản lý công văn C-Office là một phần mềm được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc số hóa quy trình quản lý các dạng văn bản khác nhau, tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao. C-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint, có khả năng mở rộng và tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau như Microsoft Office, Windows Explore. Những tính năng cần thiết mà C-Office đều có đủ bao gồm tìm kiếm, gửi và nhận văn bản, quản lý văn bản đến và đi, kiểm soát thời gian làm việc của các thành viên được giao việc, ghi nhận hòm thư… Phần mền C-Office có thể chạy được trên mọi nền tảng công nghệ từ máy tính đến các thiết bị thông minh như điện thoại di động, ipad… Phần mềm này đã đạt giải thưởng Sao Khuê 2012 cho giải thưởng phần mềm xuất sắc nhất do Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ Việt Nam (VINASA) tổ chức.
Phần mềm quản lý văn bản eBizOffice
Với nhiều tính năng hỗ trợ quản lý toàn bộ các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, … thực hiện gửi và nhận văn bản nội bộ và bên ngoài, lưu trữ thông tin danh mục, thiết lập luồng xử lý, tạo báo cáo về các tình hình luân chuyển, theo dõi xử lý văn bản… eBizOffice tự động hóa, khoa học hóa mọi quy trình xử lý công việc của toàn doanh nghiệp với khối lượng công việc khổng lồ. eBizOffice do HiNET JSC – đơn vị chuyên cung cấp Giải pháp công nghệ thông tin, Phần mềm cho khối: Chính phủ, Doanh nghiệp, Y tế, Giáo dục và Bất động sản ở Việt Nam phát triển. Phần mềm sử dụng nền tảng .Net Framework, mô hình MVC để phát triển cùng hệ quản trị CSDL: SQL Server. Dù bất kỳ mô hình doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào, có mô hình đặc thù hoặc tính chất riêng cần bổ sung thì eBizOffice cũng sẽ đáp ứng được nhu cầu đó.
Phần mềm quản lý văn bản EFY-DOC
Thêm một phương án hữu ích trong việc lựa chọn phần mềm quản lý công văn, đó chính là phần mềm EFY-DOC. Phần mềm này có đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc theo dõi tổng thể quá trình tiếp nhận, phân phối và xử lý văn bản đến, cũng như việc dự thảo và ban hành văn bản đi: kiểm soát,lưu trữ toàn bộ công văn, quản lý công việc và thời hạn, quản lý kho tài liệu chung, nhóm tính năng truyền thông nội bộ, tạo kênh trao đổi công việc giữa lãnh đạo với nhân viên… Hệ thống EFY-DOC có thể vận hành trên nhiều thiết bị khác nhau dù là máy tính hay thiết bị di động, hoạt động trong mạng nội bộ LAN hay mạng Internet.
Phần mềm quản lý văn bản DocEye
DocEye là hệ thống do FSI – nhà cung cấp các giải pháp số hóa và chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam cho ra đời, dùng để hỗ trợ xử lý văn bản thông qua các công việc thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ dữ liệu, thông tin phi cấu trúc (văn bản tài liệu, video, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ…) của doanh nghiệp tới người dùng, tác động tích cực đến quy trình tổ chức của doanh nghiệp đó. Phần mềm này có tích hợp đầy đủ các tính năng tìm kiếm, quản lý và chia sẻ tài liệu, lưu trữ văn bản, quản lý nghiệp vụ cần thiết, sao lưu và phục hồi dữ liệu, hỗ trợ bảo mật tối đa… Bên cạnh việc có thể sử dụng trên mọi thiết bị, DocEye cũng không giới hạn số người dùng sử dụng trong cùng một lúc. Hiện DocEye cung cấp hai lựa chọn cho doanh nghiệp đó là sử dụng hệ thống online có sẵn và xây dựng một server riêng hẳn hoi cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý công văn Codedao
Phần mềm quản lý văn bản Codedao có đầy đủ các tính năng cơ bản đến nâng cao cho việc quản lý công văn doanh nghiệp như cập nhật danh mục văn bản, thông tin người sử dụng; tiếp nhận văn bản đến, gửi văn bản; cập nhật văn bản cá nhân; tìm kiếm văn bản, sao lưu và phục hồi dữ liệu. Mọi công việc liên quan đến công tác văn thư lưu trữ hiện nay sẽ được công nghệ hóa, hiện đại hóa và khoa học hóa, giúp tăng tỷ lệ chính xác, tối ưu hiệu quả công việc và thời gian đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cũng là một ưu điểm của Codedao, hỗ trợ tối đa cho cả những người không có nhiều kiến thức về công nghệ thông tin.
Trên đây là những gợi ý về phần mền quản lý văn bản – công văn mà Vinasctax muốn đã tổng hợp được những nguồn tin uy tin từ những trang web thông tin hàng đầu để gửi đến bạn. Và nếu bạn là một lập trình viên những vẫn có thiếu kiến thức để tự mình có thể làm phần mềm chuyên nghiệp và bạn đang tìm nguồn tin kiến thức để tự học thì bạn có thể tham khảo quan trang web kiến thức Mona Guide là phát triển từ công ty thiết kế Mona Solutions là một trong số công ty hàng đầu Việt Nam cùng với hội tự trang web kiến thức nhiều lập trình viên chuyên nghiệp chia sẽ kinh nghiệp cũng như khiến thức.
