Đối với các hoạt động kinh doanh, dù là mô hình lớn hay nhỏ ở thời điểm hiện tại thì việc quản lý hóa đơn cũng luôn là vấn đề được quan tâm đặc biệt. Về cơ bản, hóa đơn là một công cụ không thể thiết giúp lưu lại các thông tin trong quá trình giao dịch với khách hàng. Chính vì vậy, quản lý hóa đơn bán hàng trong hoạt động kinh doanh luôn là điều cần được các chủ kinh doanh làm tốt.
Những khó khăn khi quản lý theo phương pháp truyền thống
Từ lâu, hóa đơn đã được sử dụng trong hầu hết các mô hình kinh doanh lớn nhỏ. Tất nhiên, như trước đây chúng ta chỉ có thể quản lý hóa đơn theo phương pháp truyền thống. Với phương pháp quản lý này, việc quản lý sẽ trở nên vô cùng vất vả, tốn nhiều thời gian và nhân lực mà không thể mang lại được hiệu quả như mong đợi.
Khó khăn đầu tiên mà các nhà quản lý gặp phải đó là khi số lượng đơn hàng quá nhiều. Việc quản lý hóa đơn với một số lượng lớn theo phương pháp truyền thống là một điều cực kỳ vất cả và tốn nhiều thời gian. Hơn nữa, việc quản lý theo cách truyền thống còn có khả năng cao dẫn đến những sai sót bởi lượng thông tin quá lớn từ hóa đơn.
Bên cạnh đó, một nhược điểm nữa của phương pháp quản lý truyền thống đó chính là việc lưu trữ. Nếu sử dụng cách thông thường, sẽ rất khó để có thể sắp xếp tất cả hóa đơn một cách khoa học, gọn gàng, đặc biệt là khi phải quản lý một lượng hóa đơn lớn, đa dạng. Hơn nữa, khi cần tìm lại những hóa đơn cũ để tra cứu sẽ rất vất cả, tốn nhiều thời gian.
Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng đem lại hiệu quả
Như vậy, mọi người cũng có thể dễ dàng thấy được việc quản lý hóa đơn theo phương pháp truyền thống là vô cùng khó khăn. Nếu như muốn việc quản lý được diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện thì các bạn cần có một quy trình quản lý thực sự khóa học. Để giúp cho công việc này trở nên chính xác và thuận tiện hơn mọi người có thể tham khảo quy trình quản lý dưới đây.
Khởi tạo hóa đơn
Tất nhiên, bước đầu tiên mà mọi người cần thực hiện đó là khởi tạo hóa đơn. Việc này sẽ được thực hiện trong quá trình giao dịch với khách hàng. Hãy nhớ rằng, để thuận tiện trong khi lưu trữ hóa đơn các bạn cần phải lập một hóa đơn với đầy đủ các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng và thời gian.
Theo dõi, điều chỉnh thông tin và lập hóa đơn
Bước tiếp theo mà mọi người cần làm đó chính là điều chỉnh thông tin và lập hóa đơn. Những chiếc hóa đơn của bạn tất nhiên sẽ có sẵn một số mục điều thông tin cơ bản nhưng mọi người vẫn phải căn cứ theo yêu cầu của khách hàng để có thể điều chỉnh thông tin cho họ để phù hợp hơn. Sau đó chỉ đơn giản là in hóa đơn cho khách hàng.
Lưu trữ hóa đơn
Tiếp theo chính là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý hóa đơn bán hàng, đó là lưu trữ thông tin. Không chỉ in hóa đơn cho khách hàng, các đơn vị còn phải lưu trữ lại toàn bộ những thông tin này vào hệ thống của mình. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của mình một cách chính xác và dễ dàng hơn. Ngoài ra, các bạn cũng có thể tra cứu các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Báo cáo hóa đơn
Nếu bạn là một chủ công ty hay doanh nghiệp và muốn quản lý tốt nguồn hóa đơn của mình thì việc báo cáo tài chính là vô cùng cần thiết. Điều này cũng tương tự như hiện chủ doanh nghiệp theo dõi báo cáo tình hình kinh doanh mỗi tuần, mỗi tháng.
Đối với những cửa hàng hay các mô hình kinh doanh nhỏ thì việc này dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Mọi người nên tổng hợp chúng vào mỗi tháng hoặc mỗi tuần để nắm rõ được tình hình các hoạt động kinh doanh, lợi nhuận, doanh thu và nguồn hàng.
Quản lý hóa đơn tốt hơn với phần mềm quản lý bán hàng
Ngày nay, các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp xuất hiện ngày càng nhiều, chúng mang đến lợi ích to lớn đối với các doanh nghiệp. Điển hình có thể kể đến công cụ quản lý hóa đơn nằm trong hệ thống quản lý bán hàng của công ty Mona Media. Việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm công sức, thời gian mà nó còn giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho việc thuê nhân viên quản lý.
Hơn nữa, mọi người còn có thể yêu cầu đơn vị lập trình thiết kế phần mềm theo nhu cầu sử dụng của chính mình để giúp hỗ trợ các tính nang tốt hơn khi sử dụng. Việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn có thể mang tới cho người dùng những lợi ích như:
Lưu trữ thông tin không giới hạn
Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản lý đều lưu trữ dữ liệu trên hệ thống đám mây. Chính vì vậy, không gian để lưu trữ dành cho người dùng là không có giới hạn. Người dùng có thể lưu trữ số lượng hóa đơn tùy thích trên hệ thống này mà không cần quan tâm về mặt dung lượng. Điều này giúp đảm bảo thông tin hóa đơn của mọi người không bị thất thoát.
Dễ dàng xuất, nhập dữ liệu
Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý hóa đơn là cho phép người dùng tùy ý xuất nhập dữ liệu. Trong trường hợp thông tin lưu trữ là dạng văn bản thì mọi người cũng có thể xuất và nhập dữ liệu hàng loạt dưới dạng file Excel một cách nhanh chóng.
Quản lý hóa đơn theo nhiều hình thức
Trong thực tế, trong quá trình giao dịch với khách hàng chúng ta sẽ phải sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau tùy vào tình hình. Do đó, các phần mềm quản lý hóa đơn cung cần phải làm việc được dưới nhiều hình thức khác nhau. Mọi thông tin trên hóa đơn đều sẽ được phân loại một cách rõ ràng. Ví dụ như thanh toán online, sử dụng ATM, tiền mặt hay chuyển khoản.
Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn
Mục đích của việc lưu trữ hóa đơn chính bán hàng là phục vụ cho việc sử dụng về sau. Chính vì vậy, các ứng dụng quản lý hóa đơn luôn được thiết kế, tích hợp tính năng giúp việc tra cứu thông tin về đơn hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Chỉ bằng vài thao tác đơn giản mọi người đã có thể tìm thấy những hóa đơn mà mình muốn.
Điều này sẽ giúp cho các chủ cửa hàng hay các mô hình kinh doanh có thể quản lý và nắm bắt tình hình kinh doanh của mình. Tiện lợi cũng như hiệu quả hơn rất nhiều so với phương pháp quản lý truyền thống.
Quản lý hóa đơn đa kênh
Hiện nay, việc kinh doanh đã trở nên phát triển mạnh mẽ và đa dạng hơn với rất nhiều kênh khác nhau như bán hàng trực tiếp hay thông qua các phương tiện khác như Facebook, Website, Zalo…. Do đó, việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn trên nhiều kênh bán hàng như vậy là điều vô cùng khó khăn.
Với sự trợ giúp của phần mềm này, mọi người có thể tổng hợp, thống kê hóa đơn một cách chính xác và dễ dàng, các dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp sẽ giúp bạn liên kết phần mềm và website để theo dõi chi tiết hơn.. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn chính là điều kiện giúp bạn mở rộng thêm nhiều kênh bán hàng khác.
Trong quá trình kinh doanh, việc quản lý hóa đơn bán hàng là một yếu tố vô cùng quan trọng giúp mang đến sự thuận lợi và minh bạch. Tuy nhiên, phương pháp quản lý truyền thống tồn tại rất nhiều khuyết điểm khiến ta phải tốn nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc. Do đó, để có hướng đi mới hiệu quả hơn thì các phần mềm quản lý hóa đơn bán hàng sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo.
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp phổ biến nhất
